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メール連絡網システムに発生する問題と理想像

携帯メールは、メールを送信する側と受信する側が非同期でやり取りしている。そのため、常にその両方が運用可能な状態を長時間持続できなければなりません。

また、メールアドレスは個人情報であるため、迷惑メールやウィルスに強い事が必要です。

パソコンで操作できるのは当たり前！
携帯で操作できるのも当たり前！
では、
携帯だけで全てできますか？
1回の送信で全員に送れますか？

メールはタイムラグが生じてしまうものである
メールは送った瞬間に相手に届くとは限らない。
特に輻輳時は送ることができても相手にすぐに届かないことがあります。
メール連絡網は確かに災害時に使えるシステムと言えるが主役にはなれないでしょう。
メールの開封確認を行なったり、その他の連絡方法を並行して行なうことが望ましいと言える。
また、携帯各社にも、メール到着の通知に失敗した場合は一定時間後に通知をやり直すなどの対応が望まれる。
メールを送信する機器は被災しにくい場所に設置されているか？
水害では思わぬ水没、地震ではコンピュータや回線が破損するかもしれない。
専用のコンピュータのみでしか配信できないシステムの盲点はここにある。
パソコンで操作できることはもちろんだが、携帯だけでも操作できなければならない。
災害時の電源は大丈夫か？
停電時には、特にモデム等の接続機器に電源を供給できず、インターネットを行なえないことがあるので、パソコンのみでしか送信できないタイプの連絡網システムは使用できなくなる可能性がある。
携帯電話にもバッテリーの寿命がある。予備を整備しておくことが大切になってくるでしょう。
発信する側の回線は大丈夫か？
有線の回線を使用して配信するシステムは、地震の回線切断や回線水没等で使えなくなる可能性がある。
携帯電話等の無線の機器でも使用できるものでなければならない。
一斉に配信する能力が高いか？
メールを一斉に送信する指示を与えるだけで遠隔地にある専用サーバーが自動配信する方式が望ましい。
OUTLOOKなどのメーラーのように、パソコンから配信するタイプは時間がかかり、停電や余震で中断する可能性がある。
少ないステップで操作できるか？
ウェブ画面で操作するタイプは「画面の表示を要求→入力画面が送られてくる→入力内容をを送信」のステップの繰り返しで、中継局やセンターとの伝送をやり取りする回数が多くなってしまうのです。
輻輳が激しいときにはこの１回１回の操作に異常に時間がかかると考えられます。
メールを送信する操作も、それに対する返信の操作もできるだけ短いステップで、センターとの伝送のやり取りができるだけ少ない方法であるべきなのです。
受信者からの問い合せメールに対応する能力があるか？
まず、受信者からのメールが誰からのものかすぐに判別できる機能が必要、そしてそのメールに対する返信や内容の分析が行なえるものであることが望ましい。
ウェブを利用したアンケート的な方法も考えられるが、ウェブの利用率は極端に低く、操作方法がわからない、アクセスできない機種などの問題と操作ステップが多く、輻輳時に使い物になるかが問題である。
また、相手の状況が見えない状態では一方的な内容になりやすく、受信者が想定外の状況やニーズを伝えにくいということも考えられる。
緊急時に使用する文面をあらかじめ準備しておくことができるか？
緊急時はなかなか平常心を保つことが難しい。
よって、送信するメールに表示しなければならない項目をあらかじめ登録しておき、緊急時にはそれを呼び出して欄を埋めて送信というような形が取れれば迅速で漏れの無い運用が行なえる。
重要伝達事項である場合特に重要な機能である。
メール送信する操作を複数の端末及び人員に割り当てることができるか？
緊急時のメール送信担当者は複数でなければなりません。担当者が不在であったり外出先から戻れないような状況に陥ったときでも対応できる体制作りが必要です。
そして、システムが複数の携帯電話やパソコンからメールを配信できる柔軟性を持っていなければならないでしょう。
メールの送信先を限定するターゲット配信ができるか？
例えば、災害弱者やその関係者のみに事前に連絡したり、地域を限定してメール配信する必要が出てくるかもしれません。
これを実現するには、そういった情報が入力されている必要があります。
迷惑メールの対応に追われてしまわないか？
迷惑メールは無作為に遠慮なく送られてくる。これはシステムが回避してくれるものでなければなりません。
突然メールしてきたり、なりすましたメールの扱いをシステムがうまくコントロールして排除できればよいのです。
ウィルスの進入によって受信者に被害が及ぶ可能性がないか？
ウィルスはコンピュータに保存されているあらゆるメールアドレスを盗んで勝手にメールばらまく事で繁殖するものが多い。
これもシステムが回避するよう設計されている必要があります。
ウィルス対策ソフトも大切ですが、ウィルスにメールアドレスが盗まれないシステムであることが望ましいでしょう。
メールアドレスを閲覧できるようなタイプのシステムは、いつ被害にあってもおかしくないと言えます。
これは、受信者の個人情報保護にも役立つ機能であり、システムとしては必須であるといえます。
個人情報を保護できるか？
これはウィルスや迷惑メールの被害に通ずるところがある。
ウィルスや迷惑メールが受信者に届いてしまったら、名前等の情報が盗まれていなくても大切に扱えなかったことになってしまう。
要は受信者はもちろん送信者にも迷惑がかからないシステムでなければなりません。